Как упростить расформирование одного большого документа Microsoft Word в отдельные файлы + 4 видео обзора

Как упростить расформирование одного большого документа Microsoft Word в отдельные файлы Руководства

Чтобы сохранить определённую часть текста внутри Microsoft Word в отдельном документе, не нужно знать никаких хитростей, касающихся работы с этим текстовым редактором. Просто выделяем блоком эту часть текста, копируем её в одном документе и вставляем в другом. Затем сохраняем новый DOCX-файл. Но что делать, если речь идёт о большом исходном документе? И нужно провести долгую, монотонную работу по его расформированию. Можно ли как-то упростить ручной труд по выделению разделов, подразделов или просто произвольных отрывков документа Microsoft Word в отдельные файлы? Не во многом, но можно. Ниже рассмотрим несколько таких способов.

В нашем случае имеем увесистый, тяжело открываемый Word-документ на почти что 150 тыс. слов. Он структурирован разделами и подразделами, и его необходимо расформировать на мелкие документы, содержащие текст отдельных подзаголовков. Проводить работу будем в среде Word актуальной версии пакета Microsoft Office 2016. Действия в старших версиях текстового редактора – 2010 и 2013 – будут аналогичны, каких-то принципиальных отличий в предлагаемых ниже операциях нет.

Чтобы было удобно расформировывать участки документа в отдельные файлы, клавишами Ctrl+F включаем панель навигации и для отображения структуры переключаемся на вкладку панели «Заголовки».

Как упростить расформирование одного большого документа Microsoft Word в отдельные файлы

1. Быстрая установка блока выделения на раздел или подраздел документа

Если у документа есть структура разделов и подразделов, возможности контекстного меню на панели навигации здорово упростят работу по установке блоков выделения. В контекстном меню на выбранном заголовке или подзаголовке, который нужно сохранить в отдельный файл, выбираем пункт «Выделить заголовок и его содержимое».

Как упростить расформирование одного большого документа Microsoft Word в отдельные файлы

Блок выделения будет автоматически установлен на весь текст, относящийся к выбранному разделу или подразделу. Далее этот блок копируем или вырезаем, вставляем в новый текстовый документ, форматируем при необходимости и сохраняем.

2. Сохранение разделов или подразделов документа в PDF

В контекстном меню выбранного заголовка или подзаголовка есть ещё один пункт, с помощью которого можно упростить выведение их содержимого в отдельный документ – в файл PDF. Реализована такая возможность в составе опции печати текстового редактора.

Как упростить расформирование одного большого документа Microsoft Word в отдельные файлы

В Windows 10 в качестве принтера выбираем «Microsoft Print to PDF» – штатный PDF-принтер этой версии системы.

Как упростить расформирование одного большого документа Microsoft Word в отдельные файлы

Называем и сохраняем файл.

Как упростить расформирование одного большого документа Microsoft Word в отдельные файлы

PDF-файл таким образом сохраняется не как картинка, а как текст. Его в любой момент позднее можно открыть внутри того же Word.

Как упростить расформирование одного большого документа Microsoft Word в отдельные файлы

И при необходимости пересохранить в любом другом формате, поддерживаемом текстовым редактором.

Как упростить расформирование одного большого документа Microsoft Word в отдельные файлы

В Windows 8.1 и 7 эта процедура проделывается таким же образом. Однако в этих версиях системы штатного PDF-принтера нет, и прежде его необходимо установить. Делается это с помощью сторонних программ, например, BullZip PDF Printer, PDFCreator, doPDF и т.п.

Как упростить расформирование одного большого документа Microsoft Word в отдельные файлы

3. Макрос копирования и вставки текста в новый документ

Если расформировываемый документ не имеет структуры разделов, можно либо её сформировать, либо оставить всё как есть, и ставить блоки выделения вручную. Но даже в последнем случае какую-то часть работы всё равно можно автоматизировать. Копирование или вырезание из исходного документа текста и его вставку в новый Word-файл можно поручить макросам. А их задействование наряду с быстрой установкой блока на целый раздел (подраздел) и вовсе минимизирует труды.

Если макросы в приложении Word задействуются впервые, первым делом необходимо разрешить их использование. В меню «Файл» открываем «Параметры».

Как упростить расформирование одного большого документа Microsoft Word в отдельные файлы

Запускаем параметры центра управления безопасностью.

Как упростить расформирование одного большого документа Microsoft Word в отдельные файлы

Включаем макросы.

Как упростить расформирование одного большого документа Microsoft Word в отдельные файлы

Далее отправляемся во вкладку «Вид» и кликаем «Запись макроса». В появившемся небольшом окошке записи макроса выбираем вариант его задействования в будущем – кнопка на панели быстрого доступа или горячие клавиши – и жмём «Ок».

Как упростить расформирование одного большого документа Microsoft Word в отдельные файлы

  • Теперь необходимо провести комплекс действий, которые макрос сначала запишет, а затем будет воспроизводить в дальнейшем:
  • Выделяем заголовок, подзаголовок или произвольную область текста;
  • Нажимаем кнопку (или горячие клавиши) вырезки или копирования;
  • Нажимаем кнопку открытия нового документа (для удобства её можно вынести на панель быстрого доступа);
  • Вставляем содержимое буфера в новый документ;
  • Останавливаем запись макроса с помощью кнопки внизу окна.

Как упростить расформирование одного большого документа Microsoft Word в отдельные файлы

Теперь этот макрос с помощью назначенной кнопки (или горячих клавиш) можно запускать для каждого нового блока выделения в исходнике. И всё само будет вырезаться и вставляться в новых документах. Их останется только сохранить потом. Сохранять файлы с нужными нам именами макросы, увы, пока что не умеют.

Видео

Поделиться или сохранить к себе:
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных, принимаю Политику конфиденциальности.