Шаблон notion для изучения языка - Altarena.ru — технологии и ответы на вопросы

Содержание

Notion вместо десятка приложений (плюс мои шаблоны)
Notion вместо десятка приложений (+ мои шаблоны)
15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач
Что такое Notion и для чего он нужен?
Что можно делать с помощью Notion
Кому подойдет Notion?
Плюсы и минусы Notion
Лайфхаки для легкой и быстрой работы в Notion
Как вести списки дел в Notion: 3 шаблона от реальных менеджеров в IT
Видео

Notion вместо десятка приложений (плюс мои шаблоны)

«Я не могла разобраться в Notion и не пользовалась им. Как только я разобралась, не представляю без него свою жизнь».

В первую очередь статья написана для коммьюнити блога @daria_check. Здесь собран личный опыт использования: философия, идеи и подход. Здесь нет подробных инструкций по использованию приложения, зато будут готовые шаблоны и идеи в конце.

Notion — это как приложение для заметок, таблиц, менеджмента задач и для создания стратегий проектов в одном окошке. Сервис доступен на Windows, macOS, Android, iOS и в виде расширений для Chrome и Firefox.

Если вы никогда не открывали Notion, здесь есть короткий видеогид на русском языке, здесь в виде текста и тут на английском языке.

Это как Trello, Google Docs и Evernote на стероидах

Я активно использую Notion для:

Есть критика приложения, о которой, я считаю, вы обязаны знать. C недавнего времени я заметила, что Notion теперь работает и в оффлайне, то есть можно что-то записать, а сохранит он при подключении к интернету. Стартап развивается, поэтому отсутствие каких-то фич пока что меня не особо расстраивает.

Важное уточнение: я использую Notion, в основном, на Mac и iPad. Мне не очень нравится дизайн на iphone, а также я стараюсь выстроить более рабочие ассоциации с Notion: на телефоне очень легко переключиться на что-то ещё и из-за этого с течением времени будет тяжелее концентрироваться на работе. Когда же я открываю Notion на ноутбуке, я знаю, что это для анализа, креатива или работы.

Прошла через Evernote, Notes, Google Docs, Trello, Teams, Slack, Telegram (да, сообщения самой себе до сих пор использую как рабочие заметки), и вот дошла до Notion.

Сделаю оговорку, что Notion мы нашли для работы в команде экошколы, но арсенал инструментов мне так понравился, что я перевезла туда (почти) всю свою жизнь.

Опыт использования программы похож на создание сайта, только здесь не нужно уметь в программирование. Есть достаточно обширный список функций и шаблонов, которые помогут создать удобную минималистичную станицу, таблицу или список. Список функций обширный, но конечный, что важно для того, чтобы в какой-то момент остановить создание страниц и приступить наконец-таки к созданию контента внутри:)

Недавно я переборола боязнь формул и научилась ими пользоваться в Notion. Теперь могу делать более сложные таблицы, но пока лишь использовала такую для планирования финансов (шаблон ниже).

Таблицы можно смотреть в разном стиле: как таблицу, как список, как блоки — удобные варианты, всегда можно найти самый эффективный. А ещё из топовых функций — это, конечно, сортировка и фильтр. Сортировка помогает отображать ячейки в заданном порядке (например, задачи по критичности дедлайна), а фильтр позволяет отображать в таблице только определенные ячейки по фильтру (например, только задачи Даши в общем списке задач).

В два клика из списка можно сделать to-do, bullet points или «развертыш». Любую страницу можно сделать как подстранцией, так и главной, или вообще перенести в другой раздел.

Эта функция, из-за которой этот инструмент можно использовать для работы в команде. Любую таблицу (database) можно скопировать и вставить на любую другую страницу и все изменения в любой из версий будут синхронизироваться! Это позволяет иметь большие списки командных задач, из которых каждый может сделать маленький список только своих задач или задач по определенной теме. Также функция полезна для работы в команде или когда одна и та же таблица используется в двух проектах (например, ресурсы по климату нужны и для подкаста, и для блога).

Бесконечные страницы и связи между ними

Просто в восторге от базовой идеи создания собственного мини-сайта для заметок. Как и в этой статье, например, в Notion можно использовать гиперлинки, которые ведут на другие страницы.

1. Нет интеграции с пинтерестом, а было бы круто визуализировать цели в отдельную папку и соединять со страницей письменных целей. Зато есть интеграция с Splash, где в два клика можно найти бесплатную картинку для шапки страницы, что тоже неплохо.

2. Документы из Google не синхронизируются, а значит полностью уйти от обычных программ не получится. Зато их можно оформлять красивым списком, так они хотя бы не потеряются.

3. Заметки всё ещё удобнее записывать в saved сообщениях в Telegram, на бумажке или просто в заметках, потому что в Notion нужно сделать на один клик больше.: )

4. Нельзя полностью заменить таблицы, для которых предназначены Google Sheets: базы клиентов, учет бухгалтерии компании, списки для интеграций с Tilda, Zapier, рассылками и тд.

5. Чем больше синхронизированных таблиц на странице — тем дольше эта страница будет прогреваться. Некритично, но миллисекунды иногда ощущаются.

1. Главный принцип, который я использую в построение любой системы — наблюдение. Что мне нужно получить от этой страницы? Что мне важно видеть? Выписываю из головы критерии и начинаю создавать удобное рабочее онлайн пространство. Затем я наблюдаю за собой, какие вещи используются, а какие вызывают отторжение. Экспериментирую, пока не нахожу систему, которая упрощает.

Если я тыкаю в папку, в поисках чего-то, а этого там нет — значит должно быть, потому что это самое удобное для этого место

2. В начале лучше попробовать использование приложение на минималках, чтобы понять подходит ли оно сейчас под ваши запросы. У меня было 4 попытки полюбить Trello, но оно просто не отвечало моим нуждам (которые я заметила благодаря пункту 1).

3. Я знаю, что после знакомства с приложением захочется вести там абсолютно всё. Но какие-то вещи реально удобнее (пока что) делать в других местах (планировать ленту Инстаграма в приложениях или «Фото», быстро записывать заметки на телефоне в «заметки»)

Шаблоны из этой статьи можете использовать, как вам угодно: работайте по моей схеме или меняйте документы под себя. Улучшения в комментариях тоже приветствуются.

Мне было важным найти решение, которое позволит запланировать большое видение года, а потом разбить его на конкретные задачи. Сделала я это с помощью трёх страниц: Стратегия, Спринт на 3 недели, Неделя и день.

Видение — цели — стратегия — система, привычки, задачи

Выписываю какие мысли я хочу думать в перспективе года, что хочу видеть вокруг себя, какое состояние хочется испытывать и что хочется делать ежедневно. Делаю это в течение недели, когда хочется. Потом думаю над тем, какие из этого могут быть конкретные цели на год, перевожу видение в цели по разным сферам жизни.

К такой системе меня подтолкнуло желание фокусироваться на определенных проектах на протяжении короткого времени. Моя голова разрывается от идей и проектов, поэтому в какой-то момент стало важным просто приоритизировать что-то одно на короткое время. Заходит — продолжаем, не заходит — выводы сделаны.

Также это позволяет приоритизировать и направить фокус на личные проекты типа работы над сном или бегом. Короче, вместо 100 целей на год у меня есть всего 3 на следующие 3 недели. Это более выполнимо и быстрее приблизит меня к той картинке, которую я создала в папке Стратегия.

Про саму концепцию и как такое делать можно почитать в этой статье. Оттуда же я и адаптировала шаблон.

Как успевать важное

Чтобы хоть как-то управлять хаосом жизни, создала страницу с фокусом и задачами на неделю. Каждый рабочий день начинается с выявления 1-3 главных задач в соответствие с целями спринта, настроением и дедлайнами. На этой же странице выведены все таблицы с задачами для меня по всем проектам, чтобы было понятно, где «горит». Справа выписываются задачи на неделю из головы, просто чтобы не забыть, особенно если они без дедлайна и для себя/дома.

Там, где фокус, там результат.

Самое важное, что я преследовала этой страничкой — это сделать так, чтобы создание новой недели было без лишних телодвижений. Получилось так, что теперь нужно настроить только одну главную таблицу по своим привычкам, целям и мотивации и, нажав только одну кнопку, можно получить новую неделю.

60% финансов тратим на нужды, 20% на желания и 20% инвестируем в будущее

Главная идея — следить за расходами, доходами и инвестициями/сбережениями в течение года. Не так важны единичные транзакции, как понимание сколько денег тратится на какие категории.

Первые блоки — это распределение дохода за год по трем категориям: Обязательные, Хотелки, Инвестиции/Заначка. По правилам финансовой грамотности моя цель — это распределение 60%/20%/20%. Траты за январь проставлены как пример В конце месяца я подбиваю траты по категориям: всё, что пришло пишу в Income, всё, что ушло пишу в Expenses, всё, что осталось распределяю по папкам на подушку безопасности, отпуск и инвестиции. Проценты в первом блоке соответсвенно поменяются.

Идеи для страничек:

Рутины: Страница для субботнего чекина по своим целям и процессам. список чеклист того, что нужно сделать в субботу вечером: от простой уборки в пространствах и телефоне до анализа привычек и сториз в инстаграм.

Вишлист, чтобы было удобно себя радовать (а также делиться хотелками с друзьями и близкими): рассортировать по цене, чтобы было удобнее исполнять. Конечно же, можно ещё картинки добавлять, но мне лень.

Гипотезы: Новые мысли, действия ⇒ новые результаты, адаптация к новой реальности или ее создание — такая философия этой странички. По-простому, я собираю инсайты, которые могу применить в жизни и посмотреть что из этого получится. А что если заготавливать чеснок в морозилке заранее? А что если попробовать, как в книге, давать тз команде не просто текстом, а голосом и чеклистом? А что если мне подойдет кудрявый метод? Не попробуешь — не узнаешь.

3 минуты: идея для странички, в которой сохраняются главные инсайты после прочтения книги, просмотра фильма, лекции и тд. Главное приучить себя делать такое саммари после важного куска информации, к которому ты знаешь, что не вернешься, но и забыть не хочется.

Списки: страница, собирающая все списки ресурсов и любимых сайтов, компаний, чтобы, во-первых, было удобно проверять сайт, а во-вторых, делиться подборками с другими. В шаблоне можно подсмотреть идеи для списков и то, как их можно визуализировать. Страницу ещё адаптирую под себя.

Видеообзор моего Notion доступен в блоге.

Источник

Notion вместо десятка приложений (+ мои шаблоны)

«Я не могла разобраться в Notion и не пользовалась им. Как только я разобралась, я не представляю без него свою жизнь».

В первую очередь, статья написана для коммьюнити блога @daria_check. Здесь собран личный опыт использования: философия, идеи и подход. Здесь нет подробных инструкций по использованию приложения, зато будут готовые шаблоны и идеи в конце.

Это как Trello, Google Docs и Evernote на стероидах

Я активно использую Notion для:

Важное уточнение: я использую Notion, в основном, на Mac и iPad. Мне не очень нравится дизайн на iphone, а также я стараюсь выстроить более рабочие ассоциации с Notion: на телефоне очень легко переключиться на что-то ещё и из-за этого с течением времени будет тяжелее концентрироваться на работе. Когда же я открываю Notion на ноутбуке, то я знаю, что это для анализа, креатива или работы.

Я считаю себя человеком, любящим систему, порядок и понятную структуру. В жизни мне важно видеть прогресс по проектам, а в программах мне важно, чтобы они упрощали, а не усложняли жизнь. С таким настроем я занималась поиском любимых программ всю жизнь. Прошла через Evernote, Notes, Google Docs, Trello, Teams, Slack, Telegram (да, сообщения самой себе до сих пор использую как рабочие заметки), и вот дошла до Notion.

Бесконечные страницы и связи между ними

Видение — цели — стратегия — система, привычки, задачи

Источник

15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач

Что такое Notion и для чего он нужен?

Notion содержит в себе заметки, таск-менеджер, органайзер и творческую мастерскую. Он особенно удобен, если вам приходится работать с разными форматами файлов и документов — их можно объединить в один проект. Внутри есть рабочее пространство, где можно создавать страницы с вложениями, боковая панель (сайдбар) с деревом страниц, основное поле для создания и редактирования блоков.

Что можно делать с помощью Notion

Главная особенность сервиса — в том, что он состоит из отдельных модулей, которые нужно собирать и настраивать под себя. На это уйдет какое-то время, но зато в результате вы получите универсальный рабочий инструмент вместо CRM или десятка приложений и онлайн-сервисов.

Кому подойдет Notion?

Плюсы и минусы Notion

💡 Плюсы:

💣 Минусы:

Лайфхаки для легкой и быстрой работы в Notion

💌 Импорт файлов

На панели слева (сайдбар) нажмите Import, затем в выпадающем окне выберите приложение, из которого хотите импортировать файлы. Если это Evernote, Google Docs, Trello или Asana, нужно сначала войти в аккаунт и подтвердить доступ для Notion.

📅 Добавьте дату

Подойдет тем, кто работает с документами, которые проходят множество правок. Откройте блок, в самом низу введите «/date», нажмите ввод и введите нужную дату. Это позволяет отслеживать все версии блоков и документов, переходя к нужной — удобнее, чем история версий в Google Docs.

🖥️ Используйте блоки с кодом

Подойдет разработчикам и тем, кто работает с ними в команде. Введите «/code» в конце блока, и в открывшемся окне добавьте программный код.

🌈 Помечайте блоки разными цветами

Эта функция — аналог цветовых меток в Trello. Она помогает сортировать задачи по этапам и исполнителям. Введите «/color» в конце блока и выберите нужный цвет. Можно выделять цветом сам текст или фон, чтобы пометить фрагменты документа.

👀 Вставляйте ссылки на посты в соцсетях, фото и видео

Эта функция позволит добавить текст, фото или видео прямо в блок, чтобы не нужно было переходить по ссылкам. Наберите в конце блока «/Video», чтобы вставить видео из YouTube или Vimeo и «/tweet» для вставки поста из Twitter.

📁 Добавляйте файлы из Google Drive и Google Maps

Наберите внизу блока «/google» и выберите в выпадающем меню Google Drive или Google Maps. Так вы сможете прикрепить документы, файлы, маршруты или адрес точки на карте.

🔮 Выберите нужный вам цвет темы

Зайдите в настройки (Settings) в сайдбаре, выберите Appearance и тему — Light или Dark. Также можно использовать сочетание клавиш Command + Shift + L или D (macOS) и Ctrl + Shift + L или D (Windows) для переключения между светлой и темной темами.

🔔 Добавляйте напоминания

Это удобно, когда вы работаете со множеством задач и хотите отслеживать дедлайны. Введите внизу блока «/remind» и добавьте дату и время, чтобы получить напоминание.

🧑‍🤝‍🧑 Управляйте проектами и командой

В Notion вы можете использовать шаблон Roadmap, чтобы пользоваться теми же функциями, что и в Trello.

Приложение можно «объединить» с групповым чатом в Slack, чтобы вы могли обсуждать все изменения в проекте, обмениваясь данными и файлами из Notion. Для этого нажмите Updates в верхнем правом углу приложения и Connect Slack Channel в выпадающем меню.

✈️ Планируйте поездки и путешествия

В шаблоне Travel Plans (вкладка Templates в левом меню, снизу) удобно составлять планы поездок по датам и маршрутам (через интеграцию с Google Maps), прикладывать билеты и брони, вести учет расходов для всех участников путешествия.

🖌️ Планируйте проект в UI/UX-дизайне

Для дизайнеров в Notion есть поддержка популярных платформ и приложений. Например, в конец блока можно добавить интеграцию: «/Figma» или «/Invisinon» — для соответствующих сервисов. Так вы сможете добавлять в проект все детали, описания и макеты.

☠️ Заблокируйте страницу

Вы можете заблокировать блок или страницу проекта, чтобы отключить возможность редактирования. Для этого нажмите на «…» в верхнем правом углу и выберите Database lock.

📤 Экспортируйте файлы

Выгружайте файлы HTML, Markdown, PDF и CSV-таблицы. Для этого нажмите в правом верхнем меню «…», затем — Export, далее выберите нужный формат.

🌍 Откройте публичный доступ к странице

Нажмите Share в правом верхнем углу приложения, выберите Share to web и Allow duplicate as template. Теперь вы можете отправить ссылку на страницу, а любой из членов команды сможет скопировать ее, вместе с задачами и файлами.

💸 Экономьте на оплате

В Notion можно снизить плату по тарифу, если воспользоваться специальными опциями. Зайдите в Settings → Earn Credits: здесь отображается сумма на вашем счете. Ее можно пополнить:

Все заработанные средства можно потратить на частичную или полную оплату вашего аккаунта. Вывести их на счет не получится.

Источник

Как вести списки дел в Notion: 3 шаблона от реальных менеджеров в IT

Внутри статьи шаблоны, которыми поделились управленцы моей компании Ratio. Они работают по разным методикам таск-трекинга, но я не разрываюсь между приложениями, когда нужно проверить загрузку менеджеров.

Сервисы вроде Asana всегда основаны на конкретной методике. Сменить подход нельзя, всей команде приходится играть по одним правилам. Но хороший менеджер должен быть гибким, поэтому его работу не нужно подгонять под общий шаблон.

В Notion ваши сотрудники смогут вести задачи по-своему. Пусть шаблоны из этой статьи станут отправной точкой для создания собственных подходов.

В Notion можно настроить таск-трекинг под себя, при этом сохранится главное преимущество единого приложения — директор будет видеть всё в одном месте.

Если вы недавно начали внедрять Notion, вам поможет моя обучающая рассылка — там полезных шаблонов ещё больше. Подробности читайте в телеграм-боте @CorpNotionBot, а в конце этой статьи ищите промокод на скидку.

Продакт-менеджер Ольга одновременно управляет проектами на разных стадиях (даже ведёт продажи). Её задачи часто возникают из ниоткуда и требуют быстрого решения, поэтому долгосрочное планирование не работает.

Для Ольги фактически выполненная работа и быстрая реакция на изменения важнее, чем идеальный план, который никогда не осуществится.

Этот шаблон понравится менеджерам, привыкшим работать с тремя и более проектами сразу. Он не подходит для долгосрочного планирования, зато позволяет сделать работу здесь и сейчас.

По шаблону видно, что он не использует какую-то конкретную методику учёта задач — и уж тем более он не про суровый тайм-менеджмент. Его предназначение проще: составить списки дел на сегодня и завтра.

Если входящая задача не горит, она по умолчанию попадает в список на завтра. В конце дня нужно разобрать все завтрашние задачи, проставив дни в поле Date.

В шаблоне над таблицей есть строка «Фокус дня» — туда записывается одна задача, которая точно должна быть сделана сегодня. При этом из обычного списка фокусная задача не убирается.

Фокус дня важнее, чем список задач. Если что-то из списка можно не успеть, то фокус нужно выполнить точно — иначе день пройдёт зря.

Не все задачи можно завершить сразу, поэтому в таблице есть графа «В ожидании». Галочка там означает, что менеджер сделал всё, что возможно на данный момент. Теперь нужно дождаться ответа заказчика или проконтролировать работу исполнителя.

В идеале нужно также выставлять фокус недели — каждый фокус дня должен приближать вас к нему. На практике не всегда получается так, но используйте эту механику, если вам требуется больше планирования.

Иногда для крупных проектов создаётся отдельная страница с задачами — например, это может быть канбан-доска для всей команды. Чтобы не тратить время на двойной учёт, на личной странице такие проекты можно не расписывать подробно. Но фокус дня лучше проставлять всегда — это основная механика, которая помогает держать себя в тонусе.

Вести задачи в Notion приятно, всё можно настроить под себя — и быстро что-то поменять, если стало неудобно. Иногда вместе с Notion я использую стандартные заметки в телефоне. Так можно быстро раскидать план на ближайшие часы, при этом не устраивая путаницу в основном списке задач.

В Ratio отдел разработки административно делится на три части: бэкенд, фронтенд и разработчики, которых мы отдали в аренду другим компаниям — по модели аутсорсинга. Получается больше десяти человек, которыми через тимлидов управляет руководитель отдела Григорий.

Самое опасное в его работе — это потеря концентрации. Разработчики часто отвлекают вопросами: переключаясь между контекстами разных проектов, руководитель теряет время и силы, даже выгореть может.

При этом ему нужно не только решать проблемы подчинённых, но и разбираться со сложными задачами по разработке.

В такой ситуации главная цель таск-трекинга — помочь руководителю заниматься действительно важными делами, при этом не усложняя планирование (иначе он завязнет в нём).

Шаблон подойдёт тем, у кого скопилось задач на многие месяцы вперёд. Он хорошо отделяет важные и срочные дела от того, что может подождать.

Этот список работает по методике Getting Things Done (GTD). Её придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению.

Inbox — сюда попадают все входящие задачи, которые появились в течение дня и не требуют решения прямо сейчас.

Today — дела на сегодня. Подбираются автоматически: у задач есть поле Date, по которому выстраивается список.

Tomorrow — список дел на завтра. Тоже формируется по полю Date.

Next — задачи, которые нужно сделать сразу, как представится возможность. Список формируется по значению поля List.

Someday — дела, которые могут подождать. Впоследствии переезжают в Next или удаляются.

Waiting — список наблюдения. Здесь собираются задачи, которые были частично сделаны, но дальше двигаться пока нельзя — например, если вы ждёте обратную связь от клиента.

Раз в неделю руководитель просматривает Someday, проставляет даты и меняет статусы задач. Next тоже можно открывать раз в неделю, но лучше делать это каждый день. Inbox в любом случае разгребается ежедневно, задачи из него нужно распределять по другим спискам.

Подбирать задачи на день помогает поле Context. Допустим, вы знаете, что нужно сделать задачу по Проекту 1. Проверьте контекст «Проект 1» и найдёте другие задачи, которые можно сделать за один заход, чтобы потом не тратить силы на новое погружение в контекст.

Чтобы списки в GTD не забивались, у нас появилась рекомендация: не больше 7 задач в списке на день, выработка по 5 часов — остальное уходит на рабочую коммуникацию. Но это не жёсткое правило — можно настроить количество задач и выработку под себя и отклоняться от плана, если необходимо.

Также каждый пункт в списке может состоять из подзадач. В Notion элемент базы данных легко превратить в отдельную страницу, так что подзадачи добавляются прямо в карточку основной задачи.

Notion можно использовать в качестве таск-менеджера, хоть и работает он медленно. Всё же это инструмент общего назначения, у него много лишних для этой задачи функций. Для задач вне работы я использую TickTick, но чтобы не увеличивать количество платформ, мы договорились вести мой список рабочих дел в Notion.

Лайфхак: приложение Notion для десктопа работает заметно быстрее, чем веб-версия. Также есть специальная версия для макбуков на M1 — она просто летает.

Продакт-менеджер Никита управляет разработкой веб-сервисов и пользуется методикой Getting Things Done, но с важным дополнением: он чётко прописывает приоритет каждой задачи.

Также он не использует теги Someday и Waiting — из-за менеджерской специфики его задачи не будут ждать так долго.

Этот шаблон подойдёт, если вам всё же удобнее видеть все задачи разом. Но в этом случае нужно расставлять задачи по приоритетам, чтобы не путаться в порядке действий.

Такой подход может оказаться удобнее классического GTD, потому что он сортирует задачи по важности даже внутри одного дня. Это полезно, если менеджер плотно загружен, но фокус дня применить нельзя — нет одной задачи, которая бы заслуживала внимания больше всех остальных.

В шаблоне задачи разделены по типам:

Входящие задачи должны сразу отправляться на завтра, но на практике это не всегда получается. И всё же приоритеты помогают выполнить большую часть из запланированного.

В Notion вся информация по работе, бэклоги по проектам. Интерфейс в целом удобный, информация легко редактируется. Хочется, чтобы невыполненные задачи автоматически переползали на следующий день — но это мелочи. Кроме Notion ничем особо не пользуюсь, только в Google Календаре ставлю напоминания о личных делах.

Рассылка «Бизнес-процессы в Notion» находится в телеграм-боте @CorpNotionBot. Она платная, но это того стоит — внутри 20 шаблонов, с помощью которых вы сможете перенести все бизнес-процессы вашей компании в одно приложение.

Промокод на скидку 30%: NOTIONTASK

Также я веду телеграм-канал @panfilovonline, пишу про управление распределённой командой и разработку цифровых продуктов. Подписывайтесь, там тоже интересно.

Источник